Sobre o Modelo de Matriz de Eisenhower
O que é uma Matriz de Eisenhower?
A estrutura de priorização, gestão de tempo e produtividade da matriz de Eisenhower foi projetada para orientá-lo na priorização de agenda ou tarefas, classificando essas tarefas de acordo com sua essência e urgência. Alguns chamam esse modelo de caixa de Eisenhower, Matriz de Decisão de Eisenhower ou modelo de Matriz Urgente-Importante.
Ao explorar como esse diagrama funciona, você pode ver que a matriz tem quatro quadrados com um eixo y rotulado como importante e Não Importante e o eixo x com rótulos Urgente e Não Urgente. Você então agrupa a lista de tarefas ou itens nas caixas, tendo a caixa Urgente-Importante posicionada no canto superior esquerdo exigindo ação imediata.
Como contexto histórico, foi o presidente Dwight Eisenhower quem criou o conceito por trás da matriz. Ele a utilizou para priorizar e atender a várias preocupações de alto risco que encontrou durante suas passagens como general do Exército dos EUA até se tornar presidente dos Estados Unidos da América. Depois de muitos anos, o autor Stephen Covey popularizou a estrutura de Eisenhower através de seu livro, os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Desde então, o conceito tem sido amplamente utilizado em estruturas de tomada de decisão e gestão de tempo em empresas e organizações.
Quando usar uma Matriz de Eisenhower?
Lembre-se que o modelo da matriz de Eisenhower não é apenas para empresas, mas também para uso pessoal. Se você acha que tem muitas tarefas em mãos e considera difícil categorizar qual tarefa terminar primeiro, é ideal usar essa estrutura.
Você pode traçar duas matrizes ao começar o dia, uma para tarefas pessoais e outra para tarefas profissionais. Como você pode fazer isso diariamente, pode limitar suas tarefas a não mais do que oito por caixa, e lembre-se de completar as iniciais antes de adicionar outra tarefa a cada quadrante.
Você também pode atualizar suas matrizes ao longo do dia, mas não se detenha muito nelas para evitar pensar demais.
Como usar a Matriz de Eisenhower?
Já se perguntou como esta matriz funciona? Cada caixa ou quadrante significa um nível diferente de prioridade. À medida que você descobre quais atividades ou tarefas são urgentes, importantes ou combinando as duas, você pode decidir como realizá-las e lidar com elas. As quatro caixas são rotuladas individualmente, e é melhor conhecer esses rótulos para distribuir corretamente as tarefas no diagrama.
Quadrante 1: Fazer
Este é o quadrante do modelo de matriz importante-urgente. Estas são listas de tarefas que têm alta urgência e importância. Se você listar tarefas aqui, isso significa que precisa realizá-las primeiro, antes de qualquer outra coisa.
Ao olhar para suas tarefas neste quadrante, elas podem ser aquelas não previstas e aquelas que você procrastinou. Ao mapear tarefas nesta seção, uma dica é pensar em tarefas que você deixou para o último minuto e elaborar estratégias sobre como pode evitar adiá-las no futuro.
Quadrante 2: Decidir
A segunda seção ou quadrante corresponde a tarefas que são essenciais, mas não urgentes. Você pode fazer essas tarefas algum dia, mas não há prazo imediato implementado na lista. As tarefas desta seção ajudam você a realizar trabalhos importantes e atingir seus objetivos, mas muitas vezes podem ser negligenciadas, pois não vêm com prazos.
Para evitar a procrastinação nessas tarefas, você precisa decidir quando lidar com elas. Será melhor atribuir prazos claros para cada tarefa e construir essas tarefas em torno da sua programação.
Quadrante 3: Delegar
Algumas pessoas ficam presas neste quadrante. As tarefas nesta seção correspondem àquelas que são urgentes, mas não essenciais. As atividades aqui geralmente impedem você de atingir seus objetivos. Você pode encontrar as tarefas aqui como aquelas que vêm de outras pessoas. Pode ser um colega de trabalho pedindo para revisar um relatório de análise para eles, que deve ser entregue nas próximas horas.
Está tudo bem se você recusar educadamente algumas tarefas deste quadrante. Você também pode delegar as tarefas aqui, se possível. Se puder, você pode reservar um horário regular em sua programação para que possa atender às preocupações dos outros.
Quadrante 4: Excluir
Esta seção corresponde a tarefas com a menor prioridade. Alguns rotulam isso como atividades não essenciais e não urgentes. Elas podem ser distrações para suas outras tarefas, e seria melhor excluí-las da sua lista de prioridades e realizá-las mais tarde, quando o tempo permitir. Quando você tiver uma agenda livre e não tiver prioridades para realizar, pode atender às tarefas deste quadrante.
Exemplos de Matriz de Eisenhower
Como o modelo da matriz de Eisenhower pode ser usado em tarefas pessoais e profissionais, você certamente pode esperar variações na matriz. Abaixo estão algumas delas:
Mapeamento de Tarefas via Eisenhower
Foi discutido acima que a matriz funciona em quadrantes. No entanto, como essa estrutura também é muito flexível, você pode usar o mapeamento mental para planejar cada seção da matriz. O diagrama abaixo ainda classifica claramente cada seção sem usar quadrantes ou caixas. Subcategorias e subtarefas suportam cada categoria. Isso facilita aos usuários identificar as tarefas, pois você pode especificar cada categoria adicionando subtópicos. Em alguns casos, o mapeamento mental envolve palavras menos e mais específicas, tornando mais fácil para os espectadores e usuários compreenderem cada tarefa.
