Sobre o Modelo de Estrutura Analítica do Trabalho
Ao planejar projetos complexos, uma organização deve criar e seguir uma estrutura específica para ajudar a gerenciar as complexidades e garantir o sucesso.
Uma Estrutura Analítica do Trabalho é uma ferramenta essencial para várias equipes que precisam de uma representação organizada e visual do trabalho essencial a ser realizado, com uma decomposição adicional de tarefas menores dentro do projeto.
Ao visualizar um modelo de EAT, normalmente começa-se por um grande projeto ou objetivo, quebrando-o em tarefas pequenas e gerenciáveis nas partes inferiores do diagrama. Uma EAT geralmente se concentra em entregáveis com marcos concretos e mensuráveis. Estes entregáveis podem vir em tarefas, subtarefas, elementos terminais e pacotes de trabalho. Como se trata de uma abordagem baseada em entregas, você termina com um plano detalhado das tarefas que os membros devem realizar para concluir o trabalho. A EAT também auxilia na estimativa de custos e recursos, criação de cronogramas por fases e gerenciamento de cada etapa.
Por que usar uma estrutura analítica do trabalho?
Existem várias razões pelas quais uma EAT é essencial no gerenciamento de projetos. Veja abaixo algumas delas:
- Estima os custos do projeto
- Define responsabilidades e esclarece o papel de cada membro envolvido no projeto
- Identifica riscos
- Acompanha o progresso do projeto
- Define a linha do tempo do projeto e cria um desenvolvimento dentro do prazo estabelecido
- Elabora o escopo do trabalho
- Estabelece dependências
Os benefícios mencionados acima são apenas ideias gerais do que você pode maximizar a partir desta estrutura abrangente. Sendo uma decomposição hierárquica de todo o projeto, permite alcançar os objetivos e criar entregáveis dentro de um cronograma estabelecido. É uma ferramenta fundamental para projetos de serviço, produto, dados ou qualquer combinação desses. Além de dividir grandes entregáveis em tarefas gerenciáveis, a EAT também serve como ponto de partida para o controle completo de custos e estimativas, incluindo cronograma.
Como criar uma estrutura analítica do trabalho?
Por mais complexo que pareça, você pode criar um modelo de EAT em três etapas:
- O primeiro passo é entender as metas e objetivos do seu projeto. Isso envolve identificar o que sua empresa deseja alcançar com o projeto e como isto se encaixa nos objetivos maiores da organização.
- Para categorizar e classificar todos os entregáveis do projeto, você precisa primeiro reunir todos os principais entregáveis. Este é o segundo passo do processo, composto por subprojetos que trabalham em prol do objetivo geral identificado na primeira etapa.
- A etapa final será dividir todos os grandes entregáveis em tarefas menores e mais específicas. Cada tarefa é crucial, pois determinará o sucesso do projeto. Ela deve ser detalhada em categorias mais específicas para que os membros da equipe possam tratar cada entregável de forma clara.
Dicas para criar uma estrutura analítica do trabalho
Você pode seguir as regras abaixo para criar um modelo de EAT de forma eficaz:
- A regra dos 100%. O trabalho ilustrado pela sua EAT deve cobrir 100% do trabalho necessário para concluir o objetivo geral do projeto, sem incluir tarefas e entregáveis não relacionados. Além disso, as subtarefas em qualquer nível devem contemplar todos os entregáveis necessários para finalizar a tarefa de nível superior.
- Foque no resultado, não na ação. Para uma EAT eficaz, o gerente de projeto ou a equipe deve focar nos resultados e entregáveis ao invés das ações. Por exemplo, ao construir uma bicicleta, o entregável pode ser ‘o sistema de freio’ enquanto a ação seria ‘calibrar as pastilhas de freio’.
- Mutuamente exclusivas.Subtarefas não devem ter duplicidades. Fazer isso irá contra a regra dos 100% e provavelmente resultará em equívocos.
- Três níveis. A EAT deve, em geral, conter cerca de três níveis de detalhamento. Pode haver ramificações com mais subcategorias do que outras, mas se a maioria das ramificações tiver três níveis, o nível de detalhe e o escopo do projeto estão adequados.
- A regra 8/80. Essa regra diz que um pacote de trabalho deve exigir não menos que oito horas de esforço, mas não mais que oitenta. Alguns sugerem que o trabalho não deve ultrapassar dez dias.
- Crie atribuições.O propósito da EAT não é apenas classificar entregáveis, mas garantir que todos os membros do projeto tenham tarefas específicas atribuídas. O trabalho não deve se sobrepor, assim as funções serão claras.
Exemplos de Estrutura Analítica do Trabalho
A EAT pode ser abrangente, com vários tipos. Confira alguns deles abaixo:
Exemplo de Estrutura Analítica do Trabalho para Gerenciamento de Projetos
O exemplo acima mostra uma EAT detalhada para a construção de uma vila. Como você pode ver, não é a EAT tradicional classificada por hierarquia. Como essa EAT foi criada no Excel, o gerente de projetos pode ilustrar claramente os nomes das tarefas na parte mais à esquerda do gráfico. Também mostra o nível de prioridade e o cronograma para cada tarefa. E por ser um grande projeto, o criador incluiu a porcentagem de conclusão de cada tarefa. Pode parecer complicado à primeira vista, porém todos os detalhes essenciais estão apresentados para garantir o sucesso do projeto.
