O que é um organograma?
An organograma é uma estrutura que ilustra visualmente a estrutura interna de uma organização, especificando responsabilidades, funções e relações entre indivíduos dentro do grupo. Alguns se referem aos organogramas como gráficos organizacionais ou diagramas organizacionais.
Quando você observa um organograma, eles podem transmitir amplamente uma visão geral da empresa ou detalhar uma unidade ou departamento específico. O diagrama ilustra visualmente o status do funcionário na hierarquia em relação a outras pessoas dentro da empresa. Por exemplo, um produtor associado ficará diretamente abaixo do produtor no diagrama, indicando que o primeiro agora se reporta ao segundo. Os organogramas atuais utilizam várias ferramentas online, como formas, linhas e imagens.
Independentemente da estrutura de uma empresa, os modelos de organograma são úteis quando uma empresa planeja modificar sua força de trabalho ou alterar o esquema de gestão. Em última análise, o diagrama permite que os funcionários vejam claramente como suas funções se encaixam na totalidade da estrutura da empresa.
O que torna um organograma tão eficaz?
Os organogramas ilustram claramente a hierarquia dentro de um grupo ou organização e especificam relacionamentos entre todos os indivíduos. Isso oferece aos funcionários uma excelente orientação sobre a quem se reportar e garante que líderes e gerentes deleguem tarefas e responsabilidades de acordo. Empresas que usam organogramas também obtêm benefícios significativos, que agilizam a comunicação e impulsionam a eficiência.
Realizar tarefas organizacionais
Os organogramas capacitam gerentes e executivos a realizar tarefas administrativas e ver requisitos organizacionais de uma só vez. Eles podem visualizar vagas de emprego, solicitações pendentes para posições abertas, executar avaliações de desempenho, criar ações corretivas e muito mais. Ao fazer tudo isso usando organogramas, gerentes e executivos podem agilizar o processo, que normalmente requer várias comunicações e coordenações de ida e volta.
Especificar claramente a cadeia de comando
Em organizações com mais de centenas de pessoas, é mais fácil perder de vista a cadeia de comando. Ter uma compreensão da cadeia de comando dentro da empresa é essencial para identificar a pessoa apropriada para reportar quando circunstâncias particulares acontecem. Os organogramas orientam os funcionários a identificar claramente todos os líderes de equipe dentro da empresa. Isso reduz a quantidade de tempo desperdiçado avaliando e possivelmente debatendo a quem passar informações.
Com a tecnologia evoluindo diariamente, você pode manter a estrutura eletronicamente dentro do sistema de informação para permitir que fluxos de trabalho específicos, como requisições de posição e solicitações de licença, sejam automaticamente encaminhados para executivos e gerentes designados para aprovação.
Entender as necessidades da força de trabalho
Como os executivos têm uma visão panorâmica da estrutura da empresa, será mais fácil analisar suas necessidades. Os chefes da empresa poderão ver e entender quais departamentos precisam de pessoas adicionais e quais áreas da empresa estão com excesso de pessoal. Isso ajuda as empresas a equilibrar funcionários e equipes e garantir que os gerentes tenham membros suficientes para atingir cotas, metas e objetivos.
Um modelo de organograma é útil para orientar executivos na organização de sua força de trabalho. Criar um organograma dentro da sua empresa otimiza sua organização em termos de comunicação e eficiência.
Tipos de organogramas
Com tantos exemplos de organogramas hoje, você pode ficar confuso sobre qual modelo escolher. Antes de se aprofundar na criação do seu organograma, aqui estão alguns tipos de organogramas nos quais você pode basear seu diagrama:
Funcional de cima para baixo
Você também pode se referir ao diagrama funcional de cima para baixo como o modelo de organograma empresarial. Esta estrutura se assemelha ao organograma tradicional, onde ilustra o C-suite no topo, seguido pela alta administração e gerentes intermediários, entre outros. A estrutura é dividida em departamentos convencionais, incluindo marketing, TI, recursos humanos, operações, finanças, com base na função de cada funcionário.
Com esta estrutura organizacional, os indivíduos são agrupados com base em semelhanças de conjuntos de habilidades e especializações. A desvantagem desta estrutura é que a organização pode experimentar uma falta de comunicação e visibilidade com outros departamentos.
Organograma matricial
Quando você olha para um organograma matricial, ele ilustra visualmente uma organização onde os funcionários são classificados em equipes de acordo com produtos ou projetos e geralmente são liderados por gerentes de projeto ou produto. Todos eles também podem se reportar a gerentes funcionais. Esta estrutura também pode ser chamada de modelo de organograma de projeto que facilita uma comunicação melhor e mais aberta e cria um ambiente de trabalho dinâmico e flexível que pode deslocar recursos imediatamente quando necessário. No entanto, isso pode desencadear frustração e confusão com uma carga de supervisores e várias prioridades.
Estrutura divisional
Um organograma divisional é um diagrama onde uma empresa organiza várias linhas de produtos ou geografia específica. Um exemplo seria uma empresa de automóveis com divisões de SUVs, carros elétricos e sedãs. Cada divisão tem sua estrutura funcional correspondente, como marketing e TI. Lembre-se de que uma organização usa essa estrutura quando uma divisão pode funcionar independentemente de outra.
Organograma plano
Derivado da própria palavra, um organograma plano ilustra poucos ou nenhum nível de estrutura de gerenciamento entre executivos e todos os outros membros da empresa. Pode ser confuso para alguns, mas essa estrutura promove a autogestão e a capacidade aprimorada de tomada de decisão para cada funcionário. Entidades menores utilizam principalmente este organograma, mas às vezes é usado em empresas maiores.
Quando usar um modelo de organograma?
Nem todas as empresas e organizações usam organogramas da mesma maneira. A maioria das empresas hoje utiliza software de organograma em vez do tradicional. Independentemente de como você cria um organograma, aqui estão algumas situações em que você precisa usar um modelo de organograma.
Integração de novos funcionários
Para um funcionário recém-contratado, pode ser difícil familiarizar-se com o trabalho e, ao mesmo tempo, conhecer com quem está trabalhando. Certamente o processo de integração pode levar um tempo, pois os novos contratados precisam aprender sobre seus colegas de trabalho e a quem se reportar. Ser apresentado a várias pessoas em um dia pode ser esmagador, frustrante e confuso. A maioria dos novos contratados quer causar uma boa primeira impressão. No entanto, se eles não sabem onde buscar informações, passam mais tempo procurando em vez de serem produtivos.
Com a tecnologia, os organogramas hoje podem ser acessados online. As empresas podem fornecer isso aos novos contratados para se familiarizarem com as pessoas com quem vão trabalhar. Ferramentas de diagramação online estão prontamente disponíveis hoje, onde as empresas podem fornecer imagens em seus gráficos para uma melhor familiarização, especialmente para novos funcionários.
Orçamento
Você usa um modelo de organograma quando os executivos planejam criar orçamentos para a empresa. Usando o organograma, eles verão todos os indivíduos trabalhando para a empresa, seus papéis e suas necessidades para realizar suas tarefas. A estrutura também é essencial ao avaliar custos de saúde, organizar team buildings e eventos em grupo, dar avaliações, promoções, bônus e fornecer aos departamentos o financiamento necessário para operações.
Pessoal
Um organograma ilustra as diferentes funções dos indivíduos na empresa. Isso pode ajudar especialistas em recursos humanos e gerentes a identificar quais necessidades adicionais de pessoal são necessárias para ajudar a empresa a funcionar com eficiência. Ao visualizar o gráfico e as várias capacidades dos funcionários, os gerentes podem fazer os ajustes necessários ou contratar novas pessoas para preencher funções.
Motivando a equipe
Um organograma funciona de duas maneiras. Beneficia os funcionários e os gerentes. Os funcionários podem visualizar um modelo de organograma para ver suas funções e a quem se reportam diretamente. Além disso, eles também podem usar o gráfico para ter uma melhor compreensão das oportunidades de promoção
Para assistentes de marketing recém-contratados, eles podem se ver seguindo o caminho de marketer de mídias sociais, especialista em marketing, supervisor de marketing digital, gerente de marketing e diretor de marketing. O gráfico serve como motivação para ter esse caminho de carreira dentro da empresa, se é isso que desejam.
Comunicação
Criar um organograma não é apenas para fins de exibição; permite eficiência na comunicação. Como todos os funcionários e suas posições estão impressos no gráfico, os funcionários terão uma maneira mais rápida de contatar as pessoas certas quando precisarem de informações. Como resultado, também ajudará as empresas a serem mais produtivas.
Algumas empresas até baseiam seus gráficos em modelos, pois esses exemplos são estrategicamente construídos para ilustrar a estrutura da empresa de forma eficaz. A comunicação é vital em qualquer organização para funções de trabalho eficientes e para construir relacionamento entre os funcionários, especialmente aqueles recém-contratados.
Exemplos de Organogramas
Um modelo de organograma também pode ser chamado de modelo de organograma. Existem milhares de modelos e exemplos de organogramas online que você achará muito difícil escolher qual usar. Ferramentas de diagramação online hoje dão a opção de usar modelos pré-construídos, e tudo o que você precisa fazer é preencher as caixas vazias com detalhes, ou você também pode criar seu próprio organograma se quiser ser único em relação a outras ilustrações. Aqui estão exemplos nos quais você pode basear seu diagrama:
Esta ilustração parece uma estrutura plana, um dos tipos de organograma discutidos anteriormente neste artigo. Lembre-se de que um organograma plano pode ter poucos níveis ou nenhum. Neste caso, envolve apenas um nível. Ao usar esta estrutura, certifique-se de substituir a etiqueta nas caixas com os nomes exatos dos funcionários. Você não quer que seus colegas de trabalho adivinhem quem é quem porque o organograma parece tão vago.
O tipo de estrutura plana de organograma geralmente se aplica a pequenas empresas. Suponha que você esteja trabalhando em uma empresa de publicidade startup e encarregado de criar um organograma; você pode usar esta estrutura. Em vez de caixas, você pode usar imagens para enfatizar cada nó. É uma pequena empresa, mas pode trazer um novo visual a um diagrama se você colocar fotos e melhorá-lo com cores.
Exemplo 1
Exemplo 2
O diagrama abaixo é um exemplo de organograma bastante extenso. Diferentemente do primeiro gráfico, que precisava apenas de poucos níveis e caixas, este abaixo envolve várias pessoas de diferentes departamentos. Ao olhar para ele, você esperaria que este exemplo seja adequado para grandes empresas e organizações. Isso também pode ser chamado de organograma funcional de cima para baixo. Aquele que você geralmente vê quando visita estabelecimentos comerciais. Independentemente do tipo de gráfico, você sempre pode personalizar os gráficos ao seu gosto ao criá-los online. Você pode até inserir o logotipo da empresa como plano de fundo, se quiser.
