O que é um briefing de evento?
Um briefing de evento permite que você tenha uma visão completa de um evento que está organizando. Um briefing de evento é geralmente escrito antes do evento e serve como base para empresas e organizadores de eventos trabalharem. É frequentemente utilizado por organizadores de eventos, anunciantes e empresas de eventos.
Um bom briefing de evento incluirá a maioria das informações cruciais do evento, como datas-chave ou prazos, informações financeiras, itinerários, listas de participantes, locais do evento e qualquer outra coisa que você precise. Os modelos de briefing de evento ajudam você a determinar o que precisa ser feito para garantir que o evento seja bem-sucedido e conforme o cronograma.
Por que um briefing de evento é importante?
Organizar um evento é um grande esforço. Um evento pode consumir uma parte significativa dos recursos de uma pequena empresa, startup, proprietários individuais de empresas e organizações sem fins lucrativos. Um evento bem organizado pode gerar receita, clientes, consumidores e exposição positiva. Um evento mal organizado pode resultar em desperdício de tempo e dinheiro. Eventos são uma ótima maneira para empresas maiores e corporações demonstrarem o que podem alcançar. No entanto, a notícia de um evento fracassado certamente se espalhará rapidamente.
Existem vários processos envolvidos em levar um evento de uma ideia original até sua implementação final para organizadores de eventos, marketing e qualquer pessoa que deseje realizar um evento de qualquer tipo. Como os eventos geralmente exigem muito tempo e dinheiro para serem realizados, é fundamental que os organizadores tenham acesso fácil a todo o material que precisam para se manterem no caminho certo durante o planejamento estratégico.
Quando usar o modelo de briefing de evento?
Use o Modelo de Briefing de Evento ao organizar e conduzir um evento. Pode ser muito benéfico ao planejar um evento com uma equipe multifuncional. Você precisará preparar um briefing de evento se estiver organizando uma instituição de caridade, festa de Natal, jantar de agradecimento ao cliente ou baile beneficente. Sua equipe de eventos, organizador ou agência pode usar o briefing como um roteiro. Ele inclui conselhos sobre a aparência e a sensação do evento, seu dinheiro e cronograma, os convidados e outros detalhes importantes.
O que deve incluir um briefing de evento?
O objetivo do evento, um cronograma e datas cruciais, um orçamento, informações sobre os convidados, sugestões de estilo e sensação, e opções de local estão incluídos em um briefing de evento típico. Você corre o risco de desperdiçar dinheiro, incomodar os consumidores e gerar um embaraçoso fiasco midiático se um evento não ocorrer conforme planejado. O briefing do evento estabelece a estrutura para seu evento. Aqui está como colocar o modelo para trabalhar para você na concepção e organização de um briefing de evento bem-sucedido.
1: Descreva o que acontecerá
É fundamental começar com uma revisão completa do evento para fornecer à sua equipe ou empresa de eventos uma imagem clara. Como será a aparência do evento e como ele será percebido? Quem estará presente? Qual é o tema central?
2: Defina seus objetivos
Como planejar um evento leva tempo e dinheiro, é crucial vinculá-lo a um objetivo mensurável. Você planeja realizar um evento para promover o produto da sua empresa? Você tem um alvo financeiro específico em mente para sua arrecadação de fundos? A agência de design ou equipe tomará decisões variadas sobre o layout, tema, estilo e outros fatores críticos, dependendo do seu objetivo.
3: Crie um orçamento e um cronograma
Faça seu orçamento com base na quantidade de dinheiro que pretende ganhar com o evento. Se estiver vendendo ingressos, por exemplo, calcule quantos precisará vender e em que faixa de preço para obter lucro. Faça um cronograma depois de ter uma ideia aproximada do seu orçamento. Claro, você precisará de uma data para o evento, mas também deve estabelecer alguns outros marcos importantes ao longo do caminho. Por exemplo, pode ser necessário reservar um local com pelo menos três meses de antecedência, ou escolher um serviço de buffet um mês antes.
4: Faça uma lista de quem participará
A grande festa de final de ano da sua empresa terá uma aparência e sensação completamente diferentes de um evento de networking para profissionais de vendas. É por isso que um perfil completo dos seus participantes é essencial.
5: Incorpore um guia de estilo
Embora a maior parte da aparência e sensação do evento seja tratada pela sua equipe de eventos ou agência, pode ser útil fornecer orientações sobre o estilo e a sensação do evento para garantir que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento. Você tem cores ou logotipos que gostaria de usar para sua empresa ou organização? Você está buscando algo sofisticado ou algo leve e divertido? Faça um resumo conciso que seu organizador de eventos possa consultar durante a fase de planejamento.
Modelos de briefing de evento
Exemplo 1
Este modelo de briefing de evento contém todas as informações, desde o horário do evento, local, tema até as pessoas que estarão presentes. Ter um briefing de evento planejado pode ajudar imensamente a organizar adequadamente uma festa sem cometer grandes erros. Você pode fazer seu briefing de evento exatamente como este se atender às suas preferências. Mas é mais categorizado formalmente para eventos e funções universitárias.
